Molti spesso credono che sia sufficiente, al fine di conservare la Pec, stampare i messaggi o salvarli sul computer oppure mantenerli sul server di posta elettronica certificata. Queste pratiche non permettono di mantenere, sul lungo periodo, l’opponibilità a terzi.
<<Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.>> CAD art. 1 ter punto P.
Documenti e scritture contabili vanno conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione come da artt. 2214 e 2200 c.c.
Art 2214 c.c. “… tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite…”.
Art 2200c.c.: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti…”
I messaggi PEC sono dei documenti informatici e, in ottemperanza all’art. 71 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD), devono essere conservati digitalmente secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
Dunque anche la pec deve essere conservata per 10 anni e, essendo documento informatico, ciò deve avvenire mediante conservazione sostitutiva, ossia apponendo firma digitale e marca temporale al file conservato. Infatti, grazie alla apposizione di marca temporale si prolunga di fatto la validità nel tempo della PEC.
La conservazione sostitutiva è necessaria affinché la pec sia opponibile a terzi. Infatti il certificato della pec scade dopo 3 anni e il gestore ha obbligo di conservare i log di sistema per soli 30 mesi.
Tali log contengono solo il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto, non il contenuto del messaggio PEC.
La pec scaduta non è più oggetto della disciplina dettata dall’art 2702 codice civile (efficacia della scrittura privata) bensì dall’art. 2712 c.c. (riproduzioni meccaniche).
Art. 2702 c.c. Efficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura e’ prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e’ legalmente considerata come riconosciuta.
Art. 2712 c.c. Le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.
Si conserva dunque il file eml (contenente messaggio originale ed eventuali allegati) e il file xml (recante mittente, destinatario, gestore del mittente, oggetto, data, ora di invio, codice identificativo del messaggio). Operativamente si salvano i file su pc e si appone la marca temporale. In alternativa è possibile avvalersi di appositi servizi di conservazione sostitutiva online.
Fonti normative:
DPR 445 del 28dic2000
DPR 68/2005
DM 2 novembre 2005
Art 15 comma 2 L 59/1997
Art 27 L 3/2003
CAD D.L 82/2005
DL 179/2012
Art 16 DPR 185/2008 (specifica i soggetti obbligati al possesso di indirizzo pec)
Circolare 3/2014 Ragioneria Generale dello Stato (specifica necessità firma digitale da apporre su allegato della pec)
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