DOCUMENTI FISCALI: dematerializzazione, conservazione sostitutiva delle note spese

E’ possibile dematerializzare le note spese. Seguono un esempio pratico ed una sintetica analisi della Risoluzione 96/E/2017).

Esempio:
il dipendente, sul portale del datore di lavoro, compila la propria nota spese e allega la fotografia dello scontrino o ricevuta. Il sistema aziendale trasforma la foto in un documento informatico statico ed immodificabile. La nota spese con gli allegati viene sottoscritta con firma digitale.
L’ufficio di amministrazione del Personale o l’ufficio contabilità oppure altra funzione preposta al controllo, verifica i documenti e rimborsa (salvo dal controllo risultino errori o irregolarità). La nota spese viene inoltrata alla conservazione elettronica e il dipendente viene informato che può procedere alla distruzione i giustificativi cartacei.

Ciò è possibile qualora:

1) il sistema di gestione informatica dei documenti garantisca immodificabilità, integrità ed
autenticità del documento digitale;

2) il documento fiscale non sia un documento unico perché è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi». I giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.

Nel caso invece il documento analogico sia unico (per esempio, citando la risoluzione 96/E/2017, i <<giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale>>) allora la conservazione elettronica necessita dell’intervento di un pubblico ufficiale ( in base al punto 8.3 della circolare 36/2006 dell’Agenzia delle Entrate, trattasi di notaio o cancelliere oppure segretario comunale o funzionario incaricato dal sindaco).

 

Fonti normative:

risoluzione 96/E/2017;
D.Lgs. n. 82 del 2005 c.d. C.A.D. acronimo di “Codice dell’Amministrazione Digitale”;
circolare n. 36/E del 2006, punto 8.3;
articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014;
D.M. 17 giugno 2014.

 

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