Per anni il cedolino paga è stato consegnato a mano in formato cartaceo. La cosiddetta busta paga ove veniva messo anche l’assegno. Da alcuni anni tecnologia e diritto permettono la trasmissione telematica o il download da appositi portali, col vantaggio della riduzione dei costi e velocità di consegna. Segue una sintesi delle fonti che ne disciplinano la consegna in formato elettronico e la protezione dei dati.
La L. 4 /1953 (G.U. n.21 del 27gen1953), impone al datore di lavoro l’obbligo di consegnare ai lavoratori dipendenti il cedolino paga:
Art. 1 L. 4/1953: E’ fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. …
L’art. 3 prescrive la tempistica di consegna della busta paga.
Art. 3. L 4/1953: Il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel
momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione.
Il legislatore, con il D.L. n. 112 del 25 giugno 2008 ha posto in capo al datore di lavoro anche l’obbligo di tenuta del LUL (acronimo di Libro Unico del Lavoro ha sostituito i libri paga, matricola e presenze). L’art. 39, terzo comma, D.L. n. 112/2008 precisa che il LUL deve essere compilato entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.
Focalizzando ora sulle modalità di invio tramite email, l’interpello n. 1 del 2008 il Ministero del Lavoro (avente ad oggetto la trasmissione telematica del prospetto di paga) specifica l’inesistenza di motivi ostativi all’invio del prospetto paga con posta elettronica, anche senza ricorrere alla PEC (posta elettronica certificata). Inoltre, il ministero scrive: L’unica ulteriore incombenza a carico del datore di lavoro attiene alla necessità che l’azienda metta a disposizione del lavoratore idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.
Altra soluzione per la consegna dei cedolini consiste nel mettere a disposizione dei lavoratori un portale online (internet oppure intranet) per il download. L’interpello n. 13 del 2012 del Ministero del Lavoro (avente ad oggetto: assolvimento degli obblighi relativi al prospetto paga di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, tramite sito web) ha aperto alla consegna della busta paga attraverso la pubblicazione online su sito web, dotato di un’area riservata al dipendente accessibile grazie ad apposite credenziali di accesso (login con username e password).
La mancata o ritardata consegna al lavoratore del cedolino paga ed anche l’omissione o inesattezza nelle registrazioni ivi apposte, possono comportare per il datore di lavoro una sanzione amministrativa pecuniaria.
Infatti, cosi recita l’art 5 L. 4/1953 novellato dal D.Lgs. 151/2015 che ha disposto con l’art. 22, comma 7 la modifica dell’art. 5, comma 1: Salvo che il fatto costituisca reato, in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, o di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applica al datore di lavoro la sanzione
amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro. Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da 600 a 3.600 euro. Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro. Nell’ipotesi in cui il datore di lavoro adempia agli obblighi di cui agli articoli precedenti attraverso la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, non si applicano le sanzioni di cui al presente articolo ed il datore di lavoro e’ sanzionabile esclusivamente ai sensi dell’articolo 39, comma 7, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, e successive modificazioni.
Dal punto di vista della privacy e soprattutto della protezione dei dati già il 31dic1998 il Garante privacy italiano si era pronunciato circa la riservatezza dei dati contenuti nella busta paga: ….si concorda con la necessità di adottare le opportune misure volte a tutelare la riservatezza dei dipendenti per fare in modo che i dati contenuti nel “cedolino” non siano immediatamente accessibili ad altre persone rimanendo conoscibili dai soli incaricati del trattamento che li devono necessariamente utilizzare per la gestione del rapporto di lavoro.
Alla luce poi del GDRP (Regolamento UE 2016/679) non vi è dubbio che nel cedolino paga vi siano dati personali, poichè l’art 4 considera dato personale qualunque informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (cosiddetto interessato) direttamente o indirettamente.
Fonti:
Legge 4 /1953
Interpello n. 1 del 2008 il Ministero del Lavoro
D.L. n. 112 del 25 giugno 2008
interpello n. 13 del 2012 del Ministero del Lavoro
D.Lgs. 151/2015
GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE/2016/679)
www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/39324 come da accesso del 18dic2021
www.normativedatabase.net
Autore: Andrea Gandini, è coordinatore delle amministrazioni del personale di una azienda di grandi dimensioni e parallelamente consulente informatico/giuridico. Diplomato perito informatico, laureato in legge con master in data protection e perfezionato in coding for lawyer e legal tech. Autore di manuali e saggi afferenti a tecnologia e futurologia. Disponibile per consulenze occasionali e seminari.
