Per iniziare, è didattico al fine di proseguire con la lettura, distinguere fra conservazione sostitutiva e conservazione digitale.
La conservazione sostitutiva è un processo che permette di archiviare a norma documenti cartacei convertiti in formato elettronico e consente di mantenere i requisiti per la validità legale dei documenti. La copia informatica di documento analogico è il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
La conservazione digitale consiste invece in un processo per garantire validità legale nel tempo a documenti nati digitali.
A questo punto possiamo effettuare un’altra dicotomia, tra tipologie di documenti: i documenti unici; i documenti non unici.
Grazie all conservazione sostitutiva si può dematerializzare documentazione cartacea, ma nel caso dei documenti unici, oltre alla firma digitale del responsabile della conservazione è necessaria anche quella di un pubblico ufficiale. Entriamo maggiormente nel dettaglio.
Distinguiamo quindi i documenti non unici (fatture emesse e ricevute, ecc) per i quali è possibile sempre effettuare la conservazione sostitutiva o digitale a norma, dai documenti originali unici, ossia cartacei con firme autografe, per i quali, invece, è necessaria una preventiva certificazione di processo.
Il documento non unico: tipo di documento per il quale è possibile risalire al contenuto grazie ad altre scritture o registrazione di cui è richiesta la conservazione obbligatoria, come ad esempio fatture e altre scritture contabili. Per una corretta conservazione sostitutiva è sufficiente l’apposizione della firma digitale e della marca temporale del solo Responsabile della Conservazione. In certi casi vige obbligo di legge di conservazione digitale, come nel caso delle fatture elettroniche verso SdI.
Documento analogico originale unico: questa tipologia di documento contiene informazioni uniche, non reperibili da altre scritture (es. ricevuta cartacea del taxi, assegni ecc). In base alla normativa sulla conservazione sostitutiva qualora si sia in presenza di un documento unico, è necessario richiedere l’intervento di un Pubblico Ufficiale nel momento di avvio del processo di conservazione, al fine di aggiungere la sua firma digitale a quella già apposta dal Responsabile della Conservazione sostitutiva.
Quindi sussiste differenza tra i documenti non unici (fatture emesse e ricevute, ecc), per i quali è possibile sempre effettuare la conservazione sostitutiva o digitale a norma, ed i documenti originali unici, ossia cartacei con firme autografe, per i quali, invece, è necessaria una preventiva certificazione di processo.